Abschied vom Confluence Wiki in DARIAH-DE – das ist die Alternative

von: Nanette Rißler-Pipka (GWDG) und Lukas Weimer (SUB Göttingen)

DARIAH-DE hat schon seit vielen Jahren ein Confluence Wiki zur Verfügung gestellt, das sich unabhängig von der Heimatinstitution leicht mit einem eigenen Account bei DARIAH-DE nutzen ließ und damit einen entscheidenden Vorteil gegenüber den üblichen institutionellen Confluence Wikis besaß: das projekt- und institutionsübergreifende Zusammenarbeiten mit einer passgenauen Nutzerverwaltung. Mit mehr als 5.000 Nutzenden erfreute sich das DARIAH Wiki großer Beliebtheit.

Angeboten wurde der Service in Göttingen von der Niedersächsischen Staats- und Universitätsbibliothek und der GWDG. Die Lizenzgebühren konnten aus der DARIAH-Förderung des BMBF finanziert werden. Nach Ende der Förderung 2019 waren die Anbieter bereit, diesen Dienst weiter aus eigenen Mitteln aufrechtzuerhalten. Nun hat die Firma Atlassian als Anbieter von Confluence in den vergangenen Jahren ihre Preispolitik stark verändert. Die reinen Lizenzkosten für den Betrieb einer eigenen Instanz wie dem DARIAH Wiki haben sich in kürzester Zeit verfünfzehnfacht. DARIAH-DE hat sich entschieden, diese Kommerzialisierung eines Community-Dienstes nicht länger zu unterstützen und stellt den Betrieb des Confluence Wikis daher zum 31.03.2023 ein.

Lange haben wir gemeinsam mit der Community nach Alternativen im Open-Source-Bereich gesucht, ohne eine gleichwertige Lösung zu finden, die vor allem die Nutzerverwaltung, Gruppenmanagement und institutionsübergreifende Zusammenarbeit ermöglichen würde. Zur Debatte standen bekannte Open-Source-Wikisysteme (wie bspw. DokuWiki, MediaWiki) oder auch die Nutzung integrierter Wikis anderer Dienste wie Gitlab oder Github. Die konkreten Anwendungsszenarien wären hier je nach Wahl unterschiedlich gewesen.

Letztlich haben wir uns zumindest als Kommunikationsplattform innerhalb von DARIAH-DE für das Wiki der OpenProject-Instanz der GWDG entschieden. Welche Unterschiede bietet dies für unseren Anwendungsfall im Vergleich zum Confluence Wiki?

• OpenProject ist Open Source. Letztlich ist das natürlich nie eine Garantie für die Zukunft. Jedoch sind bislang keine Tendenzen zu erkennen, die dem widersprechen. Darüber hinaus bietet die GWDG als langjähriger Partner in DARIAH-DE eine zuverlässige Bereitstellung des Dienstes. Das Problem der hohen Lizenzgebühren wird so umgangen.

• Durch die Anbindung von OpenProject an die AcademicCloud der GWDG ist der Dienst sehr gut zugänglich und mit der DARIAH-AAI integriert. Die Nutzung via Heimatinstitution oder einem DARIAH-Account ist demnach weiterhin möglich. 

• Die Bedienung des Wikis in OpenProject ist recht intuitiv. Das Look and Feel ist ähnlich einer Webseite und daher unmittelbar vertraut. Es versteht Markdown-Syntax und lässt sich mit bekannten Formatierungsoptionen bearbeiten. Gleichzeitig bietet es keine große Menge möglicher Formatierungen – was sicher sowohl positiv als auch negativ zu bewerten ist. 

• Eine Nutzerverwaltung ist vorgesehen und es können institutionsübergreifend Nutzende mit unterschiedlichen Rechten (Admin, Mitarbeiter:in, Beobachter:in) hinzugefügt werden, sobald sie sich initial einmal eingeloggt haben.

• Leider ist eine zeitgleiche Bearbeitung der gleichen Wiki-Seite nicht möglich – im Gegensatz zu Confluence.

• Es gibt keine Möglichkeit, Wiki-Seiten oder Bereiche bzw. Projekte analog zu einer Webseite zu veröffentlichen, um z.B. Dokumentationsseiten, die fortlaufend von unterschiedlichen Personen bearbeitet werden sollen, öffentlich und persistent zu verlinken.

• Zuletzt muss erwähnt werden, dass OpenProject natürlich grundsätzlich eine Projektmanagement-Software und v.a. auf die Planung von Arbeitspaketen und Projektmeilensteinen ausgerichtet ist. Daneben gibt es weitere Funktionalitäten, die dem Projektmanagement dienen. Das Wiki ist dabei nur eine Zusatzfunktionalität. Daher ist diese Wiki Lösung insbesondere für die Kommunikation innerhalb von Projekten oder Arbeitsgruppen zu empfehlen. Andere Anwendungsszenarien, die eher auf öffentliche Dokumentation oder Code-Diskussion abzielen, werden andere Tools nutzen.

Da das Confluence Wiki keine Migration nach OpenProject anbietet, wurden die für DARIAH-DE relevanten Bereiche händisch migriert. Hier waren einige Anpassungen nötig, da Binnenlinks innerhalb des Wikis neu gesetzt werden mussten. Gleichzeitig bot sich die Gelegenheit eines “Frühjahrsputzes” und die Bereiche wurden übersichtlicher gestaltet. Die alten Seiten wurden zusätzlich als PDF- und HTML-Abzug gesichert.

Jüngst ist der Übergang zur Produktivphase erfolgt. Das neue OpenProject-DARIAH-DE-Wiki wird nun für die tägliche Arbeit verwendet. Bislang hat es keine unüberwindbaren Probleme gegeben, weder beim Zugang, noch bei der Seitenansicht und/oder -bearbeitung. Stand jetzt scheint die Wahl für OpenProject eine zufriedenstellende zu sein.

Wir freuen uns dennoch über Berichte zu anderen Erfahrungen bei der Suche nach Alternativen zu Confluence – von innerhalb und außerhalb DARIAH-DE!